Эколог

- Подбор поставщиков, заключение договоров с ними;
- Прогнозирование расходов, разработка бюджета и управление финансами филиала;
- Координирование деловых поездок сотрудников филиала;
- Организация Клиентских Семинаров и других мероприятий;
- Контроль документооборота, отслеживание процесса выставления счетов клиентам;
- Содействие в выборе и найме административного персонала;
- Обсуждение текущей обстановки и административных нужд филиала с руководством;
- Координация работы с московским офисом Компании;
- Управление работой Административного Помощника;
- Наблюдение за административными поставками и услугами, оказываемыми поставщиками филиалу.

- Предоставление высококачественных профессиональных отчетов, навыки оперативного создания документов, диаграмм, таблиц, рисунков и т.д.; предоставление высококачественных услуг в быстро изменяющейся коммерческой обстановке;
- Помощь в подготовке еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных отчетов и презентационных материалов по Второму этапу Проекта для руководства и акционеров Проекта;
- При необходимости – помощь в составлении повестки дня, проведении предварительных чтений, создании презентационных материалов и протоколов совещаний Группы руководства Проекта, а также внутренних совещаний Отдела по вопросам контроля и обеспечения Проекта; составление плановых отчетов, выдвижений рационализаторских предложений, координация и обобщение данных/предоставляемой информации, поддержание эффективности систем управления знаниями, учета и хранения документов;
- Ведение печатных и электронных систем хранения документов, списков контактной информации;
- Содействие в подготовке презентаций;
- Знакомство с деятельностью других отделов, знание ключевых сотрудников, поддержание полезных и эффективных отношений, обмен передовым опытом;
- Выполнение административных заданий, таких как доставка документов, составление отчетов на внешние деловые запросы, организация встреч, семинаров, приемов, управление запасами офисных принадлежностей, копирование документов, отправка факсимильных сообщений;
- Организация внутренних/внешних и международных собраний/телеконференций, включая координацию вопросов участия, резервирование залов и помещений для встреч;
- Гибкость при выполнении различных потребностей отделов/подразделений;
- Координация встреч с посетителями и их прием;
- Организация социальных мероприятий для клиентов/персонала, административная поддержка при прибытии новых сотрудников;
- Обработка корреспонденции, внешних и внутренних телефонных запросов;
- Контроль над рабочим состоянием информационных систем, а также консультирование по вопросам эффективного использования основных ИТ-программ компании «Шелл»;
- Координирование деловых поездок сотрудников отдела.

- Организация и координация деловых и личных поездок сотрудников СЕИК (бронирование отелей, организация билетов и т.д.);
- Контроль и исполнение всех входящих заявок в соответствии с правилами и инструкциями СЕИК;
- Подготовка отчетов по полученным заявкам;
- Выполнение заявок на высоком профессиональном уровне;
- Организация, обработка и контроль за всеми составляющими путешествия в полном соответствии с полученной заявкой и существующей Политикой Компании;
- Корректировка маршрута пассажира согласно любым изменениям в деталях перелета или расписания;
- Изучение процедур СЕИК и ознакомление с изменениями с целью информирования, обучения молодых специалистов и корректировки организации поездки пассажира в соответствии с данными изменениями;
- Координация работы младшего персонала. Помощь в организации и наблюдение за выполнением заявок младшим персоналом.
- Изучение проблемы и причины ее возникновения, сбор данных и предоставление отчета руководству компании.
- Взаимодействие с корпоративными и проектными отделами компании с целью оказания помощи в планировании бизнес командировок и личных поездок;
- Организация и посещение встреч с заказчиком, по мере необходимости
- Навыки выполнения административной работы (печатанье, форматирование, отправка документов факсом, подготовка материала для встреч, управление календарем и т.д.).